Politique de confidentialite
1 - Qui est le responsable du traitement de vos données sur la plateforme HOOL ?
1- La société HOOL
La plateforme accessible à l’adresse Hool.fr est éditée et gérée techniquement par la société HOOL, société par actions simplifiée enregistrée au Registre du Commerce et des Sociétés de BORDEAUX sous le numéro 842 510 786, et dont le siège social est situé ARES (33740).
Lorsque vous naviguez sur cette plateforme et utilisez ses différentes fonctionnalités, différentes données vous concernant peuvent être collectées, tel que décrit dans la présente Politique.
En tant qu’éditeur de la plateforme, HOOL est le responsable du traitement de ces données au sens du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).( https://www.cnil.fr/fr/reglement-europeen-protection-donnees).
2- La société, votre employeur ou comité social et économique (CSE)
Dans la majorité des cas, vous vous êtes inscrit(e) sur la plateforme HOOL à l’invitation d’une société, de votre employeur et/ou votre comité social et économique (CSE), qui a conclu un contrat à cet effet avec HOOL, dans le but de pouvoir acheter et vous distribuer des chèques cadeaux et autres avantages.
Pour les données liées à votre utilisation du service (aussi bien en tant que « bénéficiaire » que comme « manager »), la société ou votre employeur/CSE est donc également un responsable du traitement au sens du RGPD. https://www.cnil.fr/fr/reglement-europeen-protection-donnees.
Même pour ces traitements de données, cependant, HOOL et la société ou votre employeur/CSE se sont entendus pour que HOOL reste votre interlocuteur prioritaire. Vous pouvez donc nous contacter pour toute question ou information en lien avec la présente Politique, toujours à l’adresse contact@hool.fr.
2 – Comment la présente politique est-elle organisée ?
Dans un souci de clarté, nous avons choisi de vous présenter de manière distincte les traitements de données que nous (HOOL) gérons seul, et ceux que nous gérons en coopération avec la société ou votre employeur/CSE.
3 – ce que nous gérons nous-mêmes
La plateforme accessible à l’adresse hool.fr est gérée techniquement par la société HOOL. Cela signifie que nous gérons seuls les aspects relatifs au fonctionnement technique de cette plateforme. Cela implique la collecte et l’utilisation d’un certain nombre de services vous concernant, à la fois pour vous permettre de vous connecter à la plateforme, mais aussi pour corriger les bugs pouvant survenir, et mesurer votre satisfaction en lien avec la plateforme. Vous trouverez toutes les informations utiles à ce sujet ci-dessous.
a. Connexion au site hool.fr (requête https)
Lorsque vous vous connectez au site hool.fr un certain nombre de données sont automatiquement collectées par l’hébergeur du site concernant votre terminal (ordinateur, smartphone, tablette) et votre navigateur. Cela inclut notamment votre adresse IP.
Ces données sont collectées aux fins d’assurer la connexion entre votre terminal et les serveurs du site, ainsi qu’ultérieurement pour détecter des bugs et des tentatives de cyberattaque.
La collecte et le traitement de ces données sont ainsi justifiés par l’intérêt légitime de HOOL à fournir un site fonctionnel, sécurisé et adapté aux différents types de terminaux et navigateurs présents sur le marché, conformément à l’article 6.1.f) du RGPD.
b. Vérification des adresses email piratées
Afin d’éviter que votre compte hool.fr soit piraté et vos chèques cadeaux et autres avantages dépensés par un tiers non autorisé, nous vérifions systématiquement les adresses email utilisées pour la création de nouveaux comptes sur des bases de données publiques recensant les adresses email ayant fait l’objet d’une fuite de données. Ces bases sont publiques et ne contiennent aucune information autre que l’existence (ou non) d’une fuite de données susceptibles d’avoir permis à un tiers de pirater votre adresse, et donc votre compte hool.fr.
Cette simple vérification nous permet de vous informer et de vous inviter, le cas échéant, à modifier le mot de passe de votre adresse email pour resécuriser cette adresse. Ce traitement a pour fondement l’intérêt légitime de HOOL à fournir un service le plus sécurisé possible, mais aussi à vérifier les causes d’un éventuel piratage de votre compte en cas de litige, conformément à l’article 6.1.f) du RGPD.
c. Lutte contre la fraude
Nous pouvons être amenés, exceptionnellement, à collecter une copie d’un document d’identité lisible et en cours de validité pour nous assurer que vous êtes bien la personne titulaire du compte afin de prévenir tout risque d’usurpation d’identité et de sécurité de votre compte. La collecte de cette donnée est justifiée par l’intérêt légitime de HOOL (lutte contre la fraude).
Toutefois, nous ne collectons pas systématiquement la pièce d'identité. D'autres informations pourront vous être demandées afin de vérifier votre identité (ex : nom de l'entreprise à l'origine de la distribution, etc.).
La collecte de votre pièce d’identité sera justifiée uniquement en présence de doutes raisonnables sur votre identité.
d. Cookies de mesure d’audience
Le site hool.fr utilise, avec votre autorisation uniquement (exprimée via le bandeau apparaissant lors de votre première connexion sur le site), des cookies et technologies similaires afin d’améliorer votre navigation, de permettre de réaliser des statistiques de visites et de proposer des publicités personnalisées en fonction de vos centres d’intérêts. En consentant au dépôt de cookies, vous acceptez le traitement de vos données de navigation.
Cette utilisation est justifiée par l’intérêt légitime de HOOL à améliorer son site et le contenu de celui-ci, conformément à l’article 6.1.f) du RGPD.
e. Assistance technique (formulaire de contact)
Le site contient un outil vous permettant d’entrer en contact avec HOOL, pour toute question technique liée à la plateforme : un formulaire de contact.
NB : Si vous nous contactez pour une assistance commerciale concernant vos chèques cadeaux, il pourra nous être nécessaire de traiter votre demande en lien avec la société ou votre employeur/CSE, qui est à l’origine de la mise à disposition de ces avantages vous concernant. Nous évoquons ce cas dans la seconde partie de la présente Politique.
f. Statistiques relatives à l’utilisation des services et à la lecture des notifications
HOOL pourra, pour ses propres besoins, établir des statistiques relatives aux achats et consommations de chèques cadeaux par les utilisateurs sur sa plateforme, ainsi que sur le taux et la fréquence d’ouverture et les préférences de lecture des emails adressés en lien avec le service.
g. Conservation de preuves en vue d’éventuels litiges
Nous serons susceptibles de conserver tout ou partie des données qui précèdent, de même que toutes données liées à votre compte utilisateur, à titre de preuve.
Nous nous en servirons, le cas échéant, pour prévenir, déclencher ou répondre à tout litige relatif à votre utilisation de la plateforme, que vous soyez partie litige à ce litige ou non (par ex. : un litige contre la société ou votre employeur/CSE en lien avec la fourniture de nos services).
Cette conservation est justifiée par l’intérêt légitime de HOOL à protéger et défendre ses droits et intérêts, y compris en justice, conformément à l’article 6.1.f) du RGPD.
4 - Qui a accès à vos données ? Avec qui sont-elles partagées ?
Vos données sont hébergées chez un prestataire professionnel sécurisé, sur des serveurs situés dans l’Union Européenne. Les équipes et salariés de HOOL sont susceptibles d’y accéder dans le cadre et les limites de leurs fonctions.
Certaines de vos données peuvent également être consultées ou à tout le moins hébergées par les personnes et organisations suivantes :
▪ Les prestataires techniques assistant HOOL pour la maintenance et l’évolution du site HOOL.fr ;
▪ Les prestataires éditeurs des cookies de mesure d’audience et des cookies permettant la correction des bugs.
Ces prestataires sont tous situés dans l’Union Européenne ou aux Etats-Unis. Ceux qui sont situés aux Etats- Unis présentent officiellement des garanties appropriées au sens du RGPD (https://www.cnil.fr/fr/reglement-europeen-protection-donnees).
5 - De quels droits disposez-vous pour contrôler le traitement de vos propres données ?
Vous disposez, au même titre que n’importe quelle autre personne dont nous collectons et traitons des données à caractère personnel, d’un certain nombre de droits prévus par la réglementation.
Vous en trouverez le détail ci-après. Un tableau récapitulatif vous est par ailleurs proposé en-dessous.
Vous pouvez exercer ces droits simplement, en écrivant directement à l’adresse électronique suivante : contact@HOOL.fr. Pensez à bien indiquer dans votre email la nature du droit que vous souhaitez exercer et les raisons qui justifient, le cas échéant, votre demande d’exercice de ce droit.
a. Droit d’accès
Vous avez le droit de nous demander une copie des données à caractère personnel dont nous disposons vous concernant, dans un format aisément compréhensible, ainsi qu’une copie de la présente politique sur support durable.
b. Droit de rectification
Dans ce cas, nous vous remercions de bien vouloir nous communiquer spontanément, dans la mesure du possible, les nouvelles informations nécessaires pour procéder à la correction, à la complétion ou à la mise à jour demandée.
c. Droit d’opposition
S’agissant des traitements de données listés ci-avant qui ont pour justification des intérêts légitimes de HOOL (dont en particulier la conservation prolongée des données à titre de preuve en vue d’éventuels litiges), vous disposez du droit de vous y opposer pour des raisons tenant à votre situation particulière.
Autrement dit, vous pouvez demander à HOOL la cessation de l’un et/ou l’autre de ces traitements à votre égard, en exposant les raisons particulières qui justifient cette demande de votre point de vue.
Il pourra toutefois arriver que HOOL refuse de donner suite à votre demande, si la poursuite de ce traitement est nécessaire pour des motifs impérieux de notre point de vue (par exemple : si les données concernées sont nécessaires pour la protection et la défense des droits de HOOL en justice).
L’opposition (si elle est fondée sur des raisons valables et qu’aucun motif impérieux ne s’y oppose) entraînera la cessation du traitement pour l’avenir, mais pas nécessairement la destruction des données concernées : vous devez pour obtenir cette destruction exercer votre droit à l’effacement dans les conditions décrites ci- après, étant précisé que ce dernier connaît des limitations tenant par exemple, là encore, à la nécessité de conserver les données pour la protection et la défense des intérêts de HOOL en justice.
d. Droit à l’effacement
▪ Vous considérez que HOOL a collecté et/ou traité les données concernées de façon contraire à la loi,
▪ L’effacement des données concernées est imposé au titre d’une obligation légale,
▪ Les données concernées sont relatives à une personne qui avait moins de quinze (15) ans lors de la collecte de ces données.
Sachez toutefois que HOOL est en droit de s’opposer à la suppression de certaines données, lorsque leur conservation est nécessaire pour des raisons particulièrement importantes, telles que la protection et la défense de ses intérêts en justice.
Lorsque nous recevons une demande d’effacement ou une demande de suppression de compte, nous pouvons être amenés, exceptionnellement, à collecter une copie d’un document d’identité pour nous assurer que vous êtes bien la personne titulaire du compte afin de prévenir tout risque d’usurpation d’identité et de sécurité de votre compte. La collecte de votre pièce d’identité sera justifiée uniquement en présence de doutes raisonnables sur votre identité (comme expliqué au paragraphe 1.c. ci-dessus). Le traitement d’une telle donnée repose sur l’intérêt légitime de HOOL (lutte contre la fraude).
e. Droit à la limitation du traitement
A défaut, par exemple, d’exercer votre droit à l’effacement, vous pouvez aussi demander à HOOL de «mettre de côté» certaines données vous concernant, c’est-à-dire de conserver ces données de façon séparée, sans plus les utiliser (sauf obligations légales).
Vous pouvez formuler une telle demande lorsque l’une au moins des conditions suivantes est remplie :
▪ Les données concernées vous paraissent inexactes, et vous préférez que HOOL cesse de les utiliser le temps de les vérifier et de les rectifier si nécessaire.
▪ Vous avez exercé votre droit d’opposition conformément au point c. ci-avant, et vous préférez que HOOL cesse d’utiliser les données concernées le temps de vérifier le bienfondé de votre opposition.
▪ Vous considérez que HOOL a collecté et/ou traité les données concernées de façon contraire à la loi, mais préférez malgré tout que nous conservions les données plutôt que de les supprimer.
▪ Les données concernées ne sont plus nécessaires pour aucune des finalités exposées ci-dessus, mais vous souhaitez que HOOL les conserve malgré tout pour les besoins de la défense de vos intérêts en justice.
Dans ces hypothèses, nous mettrons les données « en quarantaine » pour la durée nécessaire, au moyen par exemple d’un marquage « Ne pas utiliser – Droit à la limitation ».
f. Droit à la portabilité des données
Vous pouvez nous demander de vous adresser une copie des données collectées via le formulaire de contact et/ou l’outil de chat dans un format informatique usuel, permettant leur réutilisation par vous-même ou un autre prestataire de service.
Ce « droit à la portabilité » se distingue du droit d’accès en ce que son but n’est pas d’obtenir une copie nécessairement lisible par vous-même, mais bien une copie réutilisable des données, en vue notamment d’un changement de prestataire de service.
g. Droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre mort
Enfin, vous disposez du droit de nous indiquer la manière dont vous souhaitez que nous nous occupions de vos données dans l’hypothèse malheureuse de votre mort.
Vous pouvez notamment nous demander de procéder à la destruction de l’ensemble de vos données (sous réserve des besoins impérieux de conservation que nous pourrions en avoir, par exemple à des fins de défense des droits de HOOL en justice), ou encore de transmettre une copie de toutes ces données à une personne de votre choix.
Vous pouvez également désigner toute personne de votre choix comme responsable de l’exécution de ces « dernières volontés » ; cette personne n’a pas nécessairement à être l’un de vos héritiers ni même l’exécuteur testamentaire chargé de votre succession.
Piérig GUÉNOLÉ